Planilha de controle de estoque e vendas grátis: estoque, custo médio e caixa num arquivo só

Se você procura uma planilha de controle de estoque e vendas que funcione sem configuração, ela está aqui: baixar a planilha de estoque e caixa (.xlsx, gratuita, sem cadastro). Abre no Excel 2010 ou mais novo, no Google Planilhas e no LibreOffice, não tem macro e já vem preenchida com uma loja fictícia de presentes e decoração, para você ver os números se mexendo antes de usar com os seus.

O resto deste texto explica como ela funciona e o que significa cada número que ela calcula. Vale a leitura mesmo para quem vai usar outra ferramenta: custo médio, CMV, margem e giro são os mesmos em qualquer planilha ou sistema.

O que tem dentro da planilha

São sete abas, e cada uma tem um papel só:

• Comece aqui: as instruções, a data de início e o saldo de caixa com que a loja começa.
• Produtos: o cadastro de cada item, com preço de venda, estoque mínimo e o que você já tem hoje. Ao lado, a planilha calcula saldo, custo médio, margem, markup, data da última venda, situação e curva ABC.
• Movimentações: uma linha por compra, venda, devolução ou ajuste.
• Despesas: aluguel, contas, impostos, pró-labore e qualquer outro dinheiro que entra ou sai sem ser mercadoria.
• Resumo: o mês escolhido, com resultado, caixa e estoque.
• Ano: os doze meses lado a lado, com um gráfico de faturamento e resultado.
• Listas: as categorias, que você pode editar.

A regra que organiza tudo é simples: cada fato é digitado uma vez só. A venda lançada em Movimentações já baixa o estoque, entra no caixa e calcula o lucro daquela linha. Não existe uma aba de vendas, outra de estoque e outra de caixa para manter iguais à mão. É o ponto em que a maioria das planilhas de estoque começa a falhar: quando a mesma venda precisa ser digitada em dois lugares, um dia ela não é, e a partir daí nenhum número fecha.

Células amarelas são para você preencher. Células cinzas são fórmulas.

Como fazer o controle de estoque na planilha, em 5 passos

1. Cadastre os produtos. Um por linha, com nome, preço de venda, estoque mínimo, a quantidade que você tem hoje e quanto pagou por unidade. O nome não pode se repetir: é por ele que a planilha encontra tudo.
2. Lance cada movimentação. Escolha a data, o tipo, o produto e a quantidade. Na venda, se você deixar o valor unitário vazio, a planilha usa o preço do cadastro; se deu desconto, digite o valor praticado.
3. Informe quando o dinheiro entra. Venda no cartão de crédito ou compra no boleto: preencha a data do dinheiro. É ela que separa o lucro do caixa, e é o assunto de uma seção inteira mais abaixo.
4. Lance as despesas. Conta que ainda vai vencer entra como Previsto: pesa no resultado do mês, mas só sai do caixa quando for paga.
5. Abra o Resumo. Digite qualquer data do mês que você quer ver.

Para começar a sua, apague só as células amarelas da loja de exemplo e troque a data de início e o saldo inicial. As fórmulas ficam.

Os números que a planilha calcula, e como calcular cada um

A planilha faz as contas sozinha, mas entender de onde cada número vem é o que permite decidir alguma coisa com ele. Os exemplos abaixo usam a loja fictícia que vem no arquivo.

Custo médio

O custo de uma unidade, considerando tudo o que você pagou por ela. Se você tinha 10 unidades compradas a R$ 10 e comprou mais 10 a R$ 12, o custo médio é R$ 11: (10 × 10 + 10 × 12) ÷ 20. A planilha usa o custo médio ponderado do ano, que soma o estoque inicial e todas as compras. É o método mais simples de conferir e funciona igual nos três programas.

CMV (custo da mercadoria vendida)

Quanto custaram, pelo custo médio, os produtos que saíram vendidos no período. Se a loja vendeu 30 velas com custo médio de R$ 18,64, o CMV das velas é R$ 559,20. O CMV não é o que você gastou comprando mercadoria no mês: é o custo do que foi efetivamente vendido. A diferença entre os dois é o que ficou parado na prateleira.

Margem de lucro

O lucro bruto em porcentagem do preço de venda. A conta é (preço − custo) ÷ preço. A vela da loja de exemplo custa R$ 18,64 e é vendida por R$ 49,90: a margem é de R$ 31,26 por unidade, ou 62,7%. Quer dizer que, de cada R$ 100 vendidos, R$ 62,70 sobram para pagar aluguel, contas e pró-labore, e o que passar disso vira lucro.

Markup

Quantas vezes o preço de venda é maior que o custo. A conta é preço ÷ custo. Na mesma vela, 49,90 ÷ 18,64 dá um markup de 2,68.

Markup e margem medem a mesma coisa por lados diferentes, e confundir os dois é um erro caro. Um markup de 2 não é margem de 100%: é margem de 50%. Quem calcula o preço achando que "dobrar o custo dá 100% de lucro" descobre no fim do mês que sobrou metade do que esperava.

Estoque mínimo e ponto de pedido

O estoque mínimo é a quantidade que segura as vendas enquanto a reposição não chega. A conta de partida é a venda média por dia multiplicada pelo prazo de entrega do fornecedor. Se você vende uma vela por dia e o fornecedor leva cinco dias para entregar, o mínimo é cinco. Com uma folga para semana de movimento acima do normal, o ponto de pedido fica em sete: chegou a sete, é hora de comprar.

Na planilha, quando o saldo de um produto chega ao estoque mínimo, a situação dele muda para Repor.

Curva ABC

Uma forma de saber onde prestar atenção primeiro. Ordenando os produtos pelo faturamento do ano, os que somam os primeiros 80% são a classe A, os 15% seguintes são a B e o resto é a C. Faltar um produto A custa muito mais que faltar um C, e é nos A que vale conferir estoque com mais frequência e negociar melhor com o fornecedor.

Giro de estoque

Quantas vezes por ano o estoque se renova. A conta é o CMV do ano dividido pelo estoque médio. Uma loja com CMV anual de R$ 24.000 e estoque médio de R$ 4.000 gira o estoque seis vezes por ano, ou seja, o que entra na prateleira leva em média dois meses para sair. A planilha mostra o giro aproximado, usando a média entre o estoque inicial e o atual, e mostra também a cobertura: quantos meses de venda o estoque de hoje aguenta. Cobertura alta é dinheiro parado.

Lucro não é caixa: o mês em que a loja lucrou R$ 129 e o caixa subiu R$ 524

No exemplo que vem na planilha, outubro fecha com faturamento de R$ 4.821,44, lucro bruto de R$ 2.876,37 e despesas de R$ 2.747,19. O resultado do mês é de R$ 129,18. No mesmo outubro, o caixa da loja sobe R$ 524,16, e isso depois de o dono tirar R$ 600 para si.

Os dois números estão certos. A diferença entre eles tem quatro causas, e são as mesmas que fazem tanta loja lucrativa ficar sem dinheiro, e o contrário:

• A venda no crédito entra no caixa 30 dias depois. Em outubro, a loja recebeu R$ 1.822,23 de vendas no cartão feitas em setembro e deixou R$ 1.341,72 das vendas de outubro para receber em novembro.
• A compra no boleto sai do caixa quase um mês depois. Dos R$ 1.787,76 em mercadoria comprados em outubro, R$ 1.083,84 foram no boleto e só saem da conta em novembro.
• Mercadoria comprada não é despesa. Ela vira custo só quando é vendida, pelo CMV. Até lá, é estoque.
• Nem tudo que mexe no caixa mexe no resultado, e vice-versa. A retirada de R$ 600 do dono saiu do caixa sem ser despesa. O conserto da vitrine, de R$ 180, entrou no resultado de outubro como Previsto, mas só sai do caixa quando o boleto for pago.

Setembro mostra o outro lado: prejuízo de R$ 102,92 e caixa caindo R$ 650,15, porque a loja pagou R$ 2.144,37 em mercadoria, incluindo os boletos das reposições de agosto. Quem olha só o saldo da conta acha que outubro foi um ótimo mês e setembro um desastre. Os resultados dos dois ficaram a pouco mais de R$ 200 um do outro.

E agosto guarda a armadilha mais comum: o caixa sobe R$ 1.565,06 com resultado de R$ 4,54, mas R$ 2.000 desse dinheiro são aporte do dono. Sem ele, o caixa teria caído. Dinheiro posto na loja melhora o saldo, não o negócio.

Por isso a planilha separa as duas coisas no Resumo: o resultado responde se a loja ganha dinheiro, o caixa responde se vai ter dinheiro para pagar o boleto da semana que vem. As duas perguntas importam, e uma não responde a outra.

Os seis sinais de que a planilha já não dá conta

Uma planilha bem montada aguenta mais do que se imagina. Com uma pessoa lançando, sem nota fiscal emitida junto com a venda e com algumas centenas de produtos, ela costuma bastar por anos. O que a derruba é o crescimento: mais gente mexendo no mesmo arquivo, mais produtos, mais clientes, mais movimentações por dia e a necessidade de rastrear quem fez cada coisa. Os pontos de quebra são estes:

1. Duas pessoas precisam lançar ao mesmo tempo. Uma salva por cima da outra, e uma venda some sem ninguém perceber.
2. Ninguém sabe dizer quem mudou um número, nem quando. A planilha guarda o valor, não a história dele.
3. A nota fiscal é emitida em outro lugar. A venda vai para o emissor e depois para a planilha, ou seja, é digitada duas vezes, e a regra de ouro deste arquivo deixa de valer.
4. A contagem da prateleira não bate com o saldo, e não dá para descobrir em que dia a diferença começou.
5. A venda acontece no balcão ou no celular, longe do computador onde a planilha está, e fica para ser lançada depois.
6. O arquivo mora num computador só. Um disco que queima leva junto o histórico inteiro da loja.

Quando dois ou mais aparecem juntos, a planilha virou o gargalo. É o momento em que um sistema passa a se pagar, porque resolve exatamente esses pontos: várias pessoas lançando ao mesmo tempo, rastreabilidade de quem fez cada coisa e quando, nota fiscal emitida no mesmo lançamento da venda e cópia de segurança fora da loja.

O Simone Control, o primeiro sistema da CRATON, nasceu num brechó que controlava tudo em cadernos e que hoje emite nota fiscal pelo próprio sistema. A história completa, das quatro gerações de software, está em De cadernos a ERP com nota fiscal: três anos de Simone Control. Se a sua loja chegou nesse ponto, a página de sistemas para pequenos negócios explica como começamos um projeto. Se ainda não chegou, a planilha resolve, e vale mais usá-la bem por mais um ano do que trocar cedo demais.